Automatisierung, die im Alltag trägt
Wir bauen Abläufe, die auch dann laufen, wenn etwas schiefgeht – mit klaren Zuständen, sauberen Übergaben und einem Betrieb, der nachvollziehbar bleibt.
Warum Automatisierung im Mittelstand oft nicht trägt
Nach unserer Erfahrung scheitert es selten an der Idee und fast nie am Modell.
Woran es meistens liegt
- KI wird als Einzellösung gedacht statt als Teil der Systemlandschaft – sie steht neben dem Tagesgeschäft, nicht darin.
- Die Daten liegen verteilt in E-Mail, Excel und Einzelsystemen und sind damit gar nicht anbindbar.
- Die Anwendungsfälle sind zu allgemein und treffen weder die operative Realität noch die echten Prioritäten.
- Für den Betrieb ist niemand zuständig – nach dem Go-live verwaist das System.
Wie wir es angehen
- Wir docken an Ihre Arbeitsrealität an: ERP, CRM, DMS, Telefonie, eigene APIs.
- Verstreute Quellen werden verbunden, aufbereitet und zu einer belastbaren Grundlage gemacht.
- Zugeschnitten auf Ihre Rollen, Freigaben und Datenlagen statt auf generische Anwendungsfälle.
- Monitoring, Logs und klare Zuständigkeit gehören zum Bau, nicht zur Nachlieferung.
Drei Bausteine, aus denen Ihre Automatisierung entsteht
Selten braucht es alle drei auf einmal. Wir fangen dort an, wo der Engpass sitzt.
Workflows mit Fehlerlogik
End-to-end-Abläufe mit klaren Zuständen und definierten Fehlerpfaden – statt Automationen, die beim ersten Sonderfall stehen bleiben.
Assistenz und Agenten mit Kontrolle
KI klassifiziert, priorisiert und schlägt vor. Freigaben und Verantwortlichkeiten bleiben bei Ihren Leuten.
Schnittstellen und Datenmodelle
CRM, ERP, DMS, M365, Google und eigene APIs so verbunden, dass Daten nicht nur ankommen, sondern zusammenpassen.
Wie ein Vorgang durch das System läuft
Derselbe Ablauf, ob Rechnung, Serviceanfrage oder Ausschreibung – nur die Quelle wechselt.
- EingangMail · ERP · DMS · Telefonie
- Erkennenauslesen, einordnen
- PrüfenRegeln und Plausibilität
- Freigabedurch Ihr Team
- Übergabeins Zielsystem
So kommen wir von der Idee zum laufenden System
Vier Schritte, in denen nach jedem Schritt etwas Nutzbares vorliegt.
Engpass finden
Wir sehen uns den Prozess an und benennen, wo Zeit verloren geht und wo Fehler entstehen.
Scope festlegen
Ein klar abgegrenztes erstes Modul statt eines Großprojekts – mit Zielbild und Abnahmekriterien.
Produktiv bauen
Umsetzung mit Anbindung an Ihre bestehenden Systeme, inklusive Fehlerpfaden und Freigaben.
Betreiben
Monitoring, klare Zuständigkeit und Weiterentwicklung – kein System, das nach dem Go-live verwaist.
Wie ein erstes Modul aussieht
Nicht das Große auf einmal, sondern ein abgegrenzter Ablauf, der für sich schon trägt.
Beispiel: Rechnungseingang im Mittelstand
Rechnungen kommen per Mail und als Papier ins Haus. Heute liest jemand sie, ordnet sie einem Vorgang zu, prüft gegen die Bestellung und bucht.
Automatisiert wird der Weg bis zur Buchung: Beleg auslesen, Lieferant und Bestellung zuordnen, Positionen gegen die Bestellung prüfen, Abweichungen kennzeichnen. Was eindeutig ist, geht durch; was abweicht, landet mit Begründung in einer Prüfliste.
Die Buchung selbst löst weiterhin ein Mensch aus. Das ist kein Zwischenschritt zum Wegoptimieren, sondern die Stelle, an der Verantwortung sichtbar bleibt.
Wann sich Automatisierung bei Ihnen nicht lohnt
- Der Ablauf ist nicht beschrieben und in jeder Abteilung anders – dann macht Automatisierung die Unklarheit nur schneller.
- Der Vorgang kommt ein paar Mal im Monat vor. Dann kostet der Bau mehr, als er je einspart.
- Die Daten liegen ausschließlich auf Papier und sollen es bleiben.
- Es gibt niemanden, der das System später verantwortet. Wir sagen Ihnen das lieber vorher.
Häufige Fragen
Womit fangen wir an – Workshop, Beratung oder direkt bauen?
Das hängt vom Reifegrad ab. Ist der Prozess klar und der Engpass benannt, bauen wir direkt ein erstes Modul. Ist noch offen, wo der Hebel liegt, ist ein Tagesworkshop meist der günstigste Einstieg.
Müssen wir unsere bestehenden Systeme ablösen?
Nein. Wir docken an das an, was Sie haben. Der Sinn der Anbindung ist gerade, keine weitere Insellösung zu schaffen.
Wie lange dauert es bis zum ersten produktiven Modul?
Für einen klar abgegrenzten Ablauf sind vier Wochen ein üblicher Rahmen – vorausgesetzt, die Zugänge zu den beteiligten Systemen stehen. Größere Vorhaben zerlegen wir in solche Module.
Wo liegen unsere Daten?
In der EU. Welche Dienste beteiligt sind und was sie verarbeiten, legen wir vor dem Bau schriftlich fest.
Erzählen Sie uns, wo es klemmt
Ein kurzer Prozessabriss reicht. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob Automatisierung hier lohnt – und wenn nein, warum nicht.